Благотворительные мероприятия являются популярной формой сбора средств. Но, несмотря на кажущуюся простоту, организация таких ивентов может быть достаточно трудоемкой задачей. Успех же события зависит от его тщательного планирования.
Правила подготовки благотворительного мероприятия
Компания Ubi-Hall собрала 10 важных пунктов, которые следует учитывать в процессе подготовки и организации мероприятия по сбору средств.
Определите цель
Прежде чем начать что-либо делать, вы должны четко понять цель мероприятия. Это действительно мероприятие по сбору средств? Или у него есть еще и другие цели? Возможно, вы и надеетесь собрать как можно больше денег, но основная цель может заключаться, например, в том, чтобы привлечь внимание общественности к той или иной проблеме. Многие благотворительные ивенты чаще всего имеют более одной цели.
Сумма сбора
Совместно с другими членами вашей команды, вы должны определить, какую сумму вы планируете собрать на мероприятии. Важно: эта не общая сумма, которую вы получите во время мероприятия, а сумма, которая останется после вычета всех расходов на организацию ивента.
Бюджет
Каждое мероприятие должно иметь конкретный бюджет, благотворительный ивент не является исключением. В бюджет стоит включить расходы на конференц-залы в Киеве, работу персонала, кейтеринг, шоу-программу, техническое оборудование, при необходимости также нужно учитывать затраты на полиграфию и транспорт.
При просчете бюджета, принимайте во внимание сумму, которую вы хотите собрать во время мероприятия. Она должна покрыть ваши траты на организацию.
Доноры
Кроме денег, которые вы хотите получить во время ивента, вы должны понимать, что вам нужны средства спонсоров, то есть «доноров». Как правило, это представители бизнеса, политики или местные знаменитости.
Целевая аудитория
Кто является целевой аудиторией вашего мероприятия? Это общий сбор средств, где нет определенной аудитории? Или это мероприятие ориентировано на конкретную группу людей, например на бизнесменов, родителей или молодых специалистов? Короче говоря, вы должны решить, кого вы пригласите на свое событие.
«Технические» моменты
Заранее решите все детали мероприятия – на какой локации будет проводиться ивент? Будет ли кейтеринг? Будут ли развлечения? Как гости будут добираться до места проведения и т.д.
Реклама
Как и новый продукт, ваше мероприятие должно активно продаваться вашей целевой аудитории. Вы должны максимально убедить людей, что ваша компания и ваше мероприятие заслуживают их внимания.
Как принимать деньги
Вы должны четко определить процедуру продажи билетов на мероприятие и принятия пожертвований. Определите, будет ли стоимость билетов одинаковая или разная (например, фиксированная плата за билет, дополнительная плата за VIP-места и т.д.).
Зоны ответственности
Каждый член команды должен четко понимать, за что он ответственен. Если предполагается масштабное мероприятие, можно даже провести небольшой «прогон» ивента, чтобы убедиться, что команда работает без ошибок.
Благодарности
Главное, не забудьте поблагодарить всех, кто принимал участие в организации мероприятия или присутствовал на нем. Это обычная человеческая вежливость может расположить к вам людей, и вероятно, что в следующий раз они снова придут вам на помощь.
