Цифровізація давно стала невід’ємною частиною життя сучасної людини. А в період пандеміїCOVID-19вона набула нових обертів. Якщо до пандемії очні зустрічі і живе спілкування були обов’язковою частиною взаємодії між партнерами, то з введенням карантину всі залучені учасники були змушені адаптуватися до нових реалій. Як результат такої вимушеної трансформації - зміна колективного менталітету і підходу до спілкування.
Онлайн-зустрічі, наради і ділове листування стали більш формалізованими - з’явився цифровий етикет.
Працівники Департаменту щодня спілкуються з міжнародними партнерами, зокрема, використовуючи мережу Інтернет. Саме тому, ми підготували для вас основні правила онлайн-листування.
Листування в Інтернет мережі поділяється на 2 види: ділове та приватне, і кожне з них має свої особливості. Насамперед розглянемо ділове листування.
- Уділовому листуванні слід використовувати лише офіційні формулювання та звернення. Причому до людини слід звертатись так, як вона вам представилась;
- Слід дотримуватись повної структури email: тема листа, вітання та звернення, основна частина та підпис. Цікаво, що деякі фахівці радять писати електронний лист з кінця, тобто спочатку треба перевірити, чи стоїть ваш підпис;
- У діловому листуванні перевага віддається електронній пошті. Важливо обрати просту та лаконічну назву вашої електронної скриньки – бажано використовувати своє ім’я та прізвище;
- Офіційне листування не припускає використання смайликів;
- При написанні офіційного листаобов’язково слід перечитати його на граматичні та стилістичні помилки і тільки після цього його можна відправляти;
- Відповідати на офіційні листи слід протягом 24 годин з моменту отримання, а якщо це можливо, то раніше;
- Електронну переписку, як і телефонну розмову слід закінчувати тому, хто її почав.
Приватне листування відрізняється від ділового меншою офіційністю, але воно також має свої особливості:
- У приватному листуванні дозволяється використання неформальної лексики;
- Дозволяється використання спрощеної структури листа;
- У приватному листуванні віддається перевага месенджерам. Але обов’язково слід з’ясувати, у якому месенджері вашому співрозмовнику зручніше спілкуватись;
- Листуватись можна як у будні, так і на вихідних, але в обмежених часових рамках – з 08:00 до 22:00;
- У приватному листуванні дозволяється використання смайликів.
На останок, до вашої уваги пропонуємо декілька загальних порад.
- Не слід писати повідомлення великими літерами. Ваш співрозмовник сприймає так, начебто ви кричите на нього.
- У месенджерах не рекомендується приймати серйозних рішень. Краще зателефонувати, або написати повідомлення на електронну пошту.
- Не слід писати багато повідомлень одночасно. Намагайтесь в одному повідомленні викласти все ваше питання або пропозицію.
- Голосові повідомлення відправляйте тільки рідним або близьким друзям.
Команда Департаменту щодня опрацьовує будь-які зміни в діловому етикеті, щоб підготувати для вас найсвіжішу інформацію. Далі буде!
Слідкуйте за нашими новинами на офіційних сторінках у соціальнихмережах:
Facebook - https://www.facebook.com/groups/depzz
Instagram - https://instagram.com/depmtd
Telegram – https://t.me/depzz01
