Конференц-зали по всьому світу стоять порожні, оскільки робота з дому вже стала буденною. Віртуальні зустрічі, відеоконференції та онлайн-заходи стають основним способом зв’язку з колегами. Схоже, що це не тимчасова міра, як ми думали. Тому важливо, щоб онлайн-зустрічі були максимально організованими.
Команда Департаменту вже давно пристосувалась до нових умов праці. Майже щотижня наші працівники проводять онлайн-зустрічі та відеоконференції, тому ми зібрали для вас декілька порад, щоб найкраще організувати ваше віртуальне спілкування.
Перший етап організації віртуальної зустрічі – це підготовка до відеозв’язку. Переконайтесь в тому, що рівень захисту на платформі відповідає рівню конфіденційності вашої зустрічі та інформації, яку ви плануєте передати. Також вам слід потурбуватись про місце проведення відеоконференції – воно має бути оснащене високошвидкісним інтернетом, а фон має бути естетично привабливим для вашого співрозмовника. Перш ніж розпочати зустріч переконайтесь, що обладнання працює належним чином. Всі вищезазначені речі слід перевірити за 10-15 хвилин до початку зв’язку.
Якщо ви впевнені, що із підключенням все добре, слід потурбуватись про ваш вигляд. Коли ви виступаєте онлайн, глядачі дивляться не тільки на ваше обличчя, але й на те, що вас оточує. Камеру слід налаштувати так, щоб ваше обличчя займало близько 25% екрану. Джерело світла повинно бути попереду вас. Краще вибрати нейтральний світлий тон, а якщо це неможливо, то попіклуйтесь, щоб на фоні не було речей для сторонніх очей.
Важливий аспект у веденні онлайн-перемовин –це модерація. При веденні прямого ефіру ваша мова повинна бути чіткішою, ніж на виступі офлайн. Крім цього, варто говорити трішки повільніше, адже через монітор слухачам важче сприймати інформацію. Якщо ви плануєте поділитись своїм екраном, виключіть фонові сповіщення, щоб ваші співрозмовники не побачили приватних повідомлень.
А як же правильно поводити себе під час онлайн-зустрічі? Слід дотримуватись правил, встановлених модератором. Включати мікрофон слід лише під час вашого виступу. А якщо у вас виникло багато питань до спікера, то це не означає, що він має відповідати тільки на них, тому не спамте у чаті повідомленнями.
Навіть під час онлайн-зустрічей існує dress-code. Ваше вбрання повинно відповідати 4 критеріям: бути зручним, налаштовувати на робочий лад, не відволікати від обличчя, не зливатися з фоном. Ні в якому разі не потрібно одягати смугастий, занадто яскравий, з блискітками та мерехтінням одяг.
Отже, в епоху віртуальних зустрічей,будучи підготовленими, ви не тільки справите прекрасне враження як експерт, а й не потрапите в незручну ситуацію, і вас запам’ятають з найкращої сторони. Сподіваємось, що вам було корисно!
А наступного тижня співробітники Департаменту спільно із Дипломатичною академією Г. Удовенка при Міністерстві закордонних справ України проведуть 3-денне навчання для державних службовців та представників органів місцевого самоврядування Луганщини з питань діджитал етикету та інформаційної безпеки.
Слідкуйте за нашими новинами на офіційних сторінках у соціальних мережах:
Facebook - https://www.facebook.com/groups/depzz
Instagram - https://www.instagram.com/depmtd/
Telegram –
