Независимо, в какой сфере выполняет свою деятельность предприятие, фирма, организация или предприниматель, для достоверного отображения фактического состояния дел необходимо все процессы деятельности документировать и вести учет.
Все процессы, финансовые, хозяйственные или распорядительные, должны отображаться документально для проведения в бухгалтерском учете и получения финансового результата.
Законодательством предусмотрено и утверждено формы бланков, которые предназначены для оформления определенных операций. Их разработали для того, чтобы документ содержал достаточное количество реквизитов и данных для дальнейшего ведения учета. В бухгалтерии эти документы считаются первичной документацией, на их основании строится бухгалтерский учет.
Для систематизации данных применяют бухгалтерские книги, журналы регистрации, главная книга.
Для каждой сферы деятельности используются разные виды бланков. Например, при покупке определенного товара поставщик покупателю на товар должен выписать накладную, а подтверждением оплаты станет оформление товарного чека. В реквизитах содержится данные о продавце, наименование товара, стоимость и сумма сделки. Раньше для того, чтобы получить 2 экземпляра одинакового документа, приходилось использовать копировальную бумагу. Сегодня такой надобности нет, в продаже есть самокопирующиеся бланки, которые очень удобны в использовании.
Практически каждое предприятие владеет транспортными средствами. Для отображения использованного топлива и пробега автомобиля на каждый автомобиль оформляется путевой лист на специальном бланке.
Существует большое количество разновидностей бланков, каждый из которых имеет свое предназначение. Но кроме оформления, когда бланк превращается в документ, и отображения в бухгалтерском учете, законодательством предусмотрено определенный срок хранения документов. Некоторые документы хранят от 3 до 5 лет, а некоторые должны хранится до 70 лет. Выбирая бланки для своего предприятия, обращайте внимание на качество бумаги, из которой они изготовлены, толщину и белизну.
Важно следить, чтобы применялись бланки действующих образцов. Периодически вносятся изменения в законодательство, и некоторые формы бланков заменяются новыми. Использование бланков недействительной формы при проверке будет считаться как нарушение, бухгалтерская операция, проведенная по этим документам, может быть признана инспектором как недействительная.
Для обеспечения бесперебойной работы предприятия необходимо позаботиться о наличии бухгалтерских книг и бланков в достаточном количестве.
